Datenschutz

Verantwortlich und erreichbar

Verantwortlich für Aktenfein ist Tom Gerling, Einzelunternehmer (Quickly Challenges), Ortwickerstraße 24b, 48683 Ahaus, Deutschland. Fragen zum Datenschutz kannst du an kontakt@aktenfein.de richten.

Deine Dokumente und die Werkzeuge

Die neun Standardwerkzeuge bearbeiten deine ausgewählten PDF-, JPG- und PNG-Dateien auf deinem Gerät im Browser. Das gilt auch für die Texterkennung aus Scans. Die Anwendung lädt die ausgewählten Dokumente, Dateinamen und erkannten Texte dafür nicht auf einen Server hoch. Die ursprünglichen Dateien auf deinem Gerät werden nicht überschrieben.

Der Arbeitsbereich hält die Dateien und Bearbeitungsschritte während der Sitzung bereit. Beim Neuladen oder Schließen wird dieser Arbeitsstand verworfen. Heruntergeladene Ergebnisse bleiben auf deinem Gerät. Schriftarten, OCR-Programme und Sprachdateien werden mit der Website ausgeliefert; dafür werden keine zusätzlichen Schriftarten- oder OCR-CDNs eingebunden.

Die zusätzliche KI-Inhaltserkennung ist in dieser öffentlichen Fassung nicht aktiv. Es werden keine Dokumentinhalte an OVHcloud oder einen anderen KI-Dienst übertragen.

Benennungsregeln im Browser

Wenn du eigene Benennungsregeln änderst, speichert die Anwendung diese Regeln im lokalen Speicher dieses Browsers. Dazu gehören Regelnamen, Bedingungen, Datumsformate und eigene Textteile. Deine Dokumente und erkannte Dokumentangaben werden dabei nicht gespeichert oder an uns übermittelt.

Die Speicherung dient dazu, deine gewünschten Regeln beim nächsten Besuch wiederzuverwenden. Sie hat kein festes Ablaufdatum. Du kannst Regeln in der Anwendung löschen oder die Website-Daten in deinem Browser entfernen. Auf gemeinsam genutzten Geräten können andere Personen mit demselben Browserprofil auf gespeicherte Regeln zugreifen.

Abruf der Website und Hosting

Die Website wird über OpenAI Sites mit Cloudflare-Infrastruktur ausgeliefert. Beim Aufruf fallen technische Verbindungsdaten an, insbesondere IP-Adresse, angeforderte Adresse, Zeitpunkt sowie Browser- und Geräteinformationen. Sie werden für die Auslieferung, den Betrieb und den Schutz der Website verarbeitet. Das ist von der lokalen Bearbeitung deiner Dokumente getrennt.

Wir stützen die technische Bereitstellung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine funktionsfähige, sichere Website und die Abwehr von Missbrauch. Wir binden keine eigenen Werbe- oder Analysedienste ein und nutzen technische Protokolle nicht zur individuellen Besucheranalyse.

OpenAI und die eingesetzten Infrastrukturpartner können technische Hostingdaten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeiten. Eine ausschließliche EU-Verarbeitung wird hier nicht zugesagt. Die veröffentlichte Sites-Datenschutzvereinbarung sieht für entsprechende Übermittlungen aus dem EWR Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss vor. Informationen zu den auf unsere Website anwendbaren Schutzmaßnahmen kannst du bei uns anfordern.

Die Aufbewahrung technischer Daten richtet sich nach Betriebs- und Sicherheitszwecken sowie gesetzlichen Pflichten. Eine feste projektspezifische Löschfrist für die Hostingprotokolle ist uns derzeit nicht bestätigt. Weitere Angaben enthält die Datenschutzerklärung von Cloudflare; die Sites-Datenschutzvereinbarung ist oben verlinkt.

Cookies und technische Speicherung

Aktenfein bindet keine eigenen Werbe- oder Analyse-Cookies ein. Die lokale Speicherung deiner Benennungsregeln ist oben beschrieben. Bei der Auslieferung setzt Cloudflare das technische Cookie __cf_bm zur Erkennung und Abwehr automatisierter schädlicher Zugriffe. Laut Cloudflare läuft es nach 30 Minuten ohne weitere Aktivität ab. Es dient dem Schutz der Website, nicht unserer Besucherwerbung oder Reichweitenanalyse. Weitere Angaben zum Zweck und zur Verarbeitung beschreibt die Cloudflare-Cookieinformation.

Kontakt per E-Mail

Wenn du uns schreibst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, den Nachrichteninhalt und die Angaben, die du freiwillig mitsendest, um dein Anliegen zu beantworten. Der Empfang erfolgt über STRATO. Zusätzlich ist eine Weiterleitung an ein Gmail-Postfach eingerichtet; eine Kopie verbleibt bei STRATO. Dafür wird auch der Google-Maildienst genutzt. Bitte sende keine vertraulichen Dokumente oder Zugangsdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für die Bearbeitung von Anfragen; bei einer konkreten vorvertraglichen oder vertraglichen Anfrage Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Nachrichten werden gelöscht, wenn das Anliegen erledigt ist und keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe zur weiteren Aufbewahrung bestehen. Informationen der E-Mail-Anbieter: STRATO und Google. Google beschreibt auch eine Verarbeitung auf weltweit betriebenen Servern.

Deine Rechte

Du hast nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese für die Zukunft widerrufen. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Wende dich dafür an kontakt@aktenfein.de. Die Dokumente in deinem lokalen Arbeitsbereich und deine lokalen Regeln können wir nicht von unserem Server aus einsehen oder löschen. Sie lassen sich in der Anwendung beziehungsweise über die Website-Daten deines Browsers entfernen.